SISTEM MAKLUMAT SUMBER MANUSIA DAN SISTEM ARKITEKNYA

Sistem maklumat sumber manusia merupakan pakej pengkomputeran yang dibangunkan oleh sesebuah organisasi yang melibatkan fungsi pengurusan sumber manusia. Sistem ini mempunyai potensi untuk menghasilkan kerja-kerja secara lebih tepat serta menjimatkan masa dan kos jika dibandingkan dengan penggunaan sistem tradisional, antaranya secara manual. Kecekapan ini dapat dihasilkan tanpa melakukan sebarang kesalahan atau dengan tahap kesalahan yang minimum. Kebanyakan laporan yang dihasilkan hanya memerlukan beberapa minit sahaja untuk diperolehi.

            Sistem  ini adalah satu prosedur yang sistematik bagi mengumpulkan, menyimpan, menjaga, memperbaiki dan memperakui keperluan data maklumat oleh organisasi tentang fungsi pengurusan sumber manusia seperti pemilihan dan pengambilan pekerja, latihan, penilaian prestasi, pampasan dan ganjaran, serta keselamatan dan kesihatan pekerja. Oleh itu, ia merupakan satu rangkaian komponen kerja yang sistematik bagi mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan maklumat bagi tujuan koordinasi semasa membuat keputusan, mengawal, menganalisis, dan penyebaran maklumat yang berkaitan dengan fungsi pengurusan sumber manusia. (Ab Aziz Yusof (2006)

Komponen Sistem Maklumat Sumber Manusia

Terdapat tiga komponen utama dalam sistem maklumat sumber manusia iaitu input, pengendalian data dan output seperti yang dijelaskan dalam rajah di bawah:

Proses Rekabentuk Sistem Maklumat Sumber Manusia

Ia terbahagi kepada 4 elemen yang penting.

Penggunaan IT Dalam Sumber Manusia

Mengikut Mondy dan Noe (1993) dalam membincangkan peranan teknologi maklumat dalam PSM telah mengemukakan 11 jenis teknologi dan peranannya di dalam beberapa fungsi PSM. Antaranya termasuklah: (Mondy dan Noe (1993)

Persidangan Melalui Talian (Teleconferencing)

Ia adalah satu kaedah yang mengendalikan dan melibatkan pelbagai bentuk perbincangan bersama pihak-pihak tertentu melalui telefon atau videofon. Penggunaannya sangat meluas dan semakin perlu bukan sahaja dalam urusan komunikasi bagi pihak PSM tetapi turut melibatkan peningkatan di dalam produktiviti dan pengurangan kos.

 Penghantaran Suara

Merupakan bentuk penyampaian mesej yang dipindahkan secara elektronik dan disimpan untuk penghantaran kepada penerima apabila perlu. Melaluinya pengurus boleh menyalurkan maklumat yang sulit kepada sesiapa yang berkenaan dan memastikan ia sampai kepada penerima yang sebenar. Kebolehan ini memungkinkan pengurus sumber manusia berurusan di dalam isu-isu sensitif seperti soal pemberhentian pekerja dan dapat mengelakkan penggunaan telefon yang selalunya dapat dikesan oleh pihak lain.

Pengkalan Data Pengurusan

Merupakan sub sistem maklumat yang biasanya digunakan untuk urusan perakaunan, pengurusan pejabat, perkilangan, pemasaran, dan PSM. Tujuan penggunaannya untuk memanfaatkan limpahan-limpahan data dan mengagihkannya sahaja. Secara tidak langsung sub sistem ini berfungsi untuk mengurangkan kos pengumpulan, penyimpanan dan penyebaran maklumat.

Sistem Arkitektur Sistem Maklumat Sumber Manusia

Sistem ini terbahagi kepada 3 jenis iaitu:

1. Sistem Stanalone

- Model yang paling asas, dimana setiap unit operasi berjalan dengan sendiri.  

  Perniagaan boleh menghantar maklumat terkini melalui faks, telefon, dan mel.

- Model Sistem Standalone menjadikan sukar untuk analisis data dilakukan.

- Model ini adalah perkara biasa dalam pelbagai organisasi yang besar seperti  

   multinasional, terutamanya mereka yang telah berkembang melalui pengambilalihan.

2. Model Data Warehouse

- Semua unit operasi menggunakan sistem perisian yang sama.
- Semua unit menjalankan versi perisian yang sama, memaksimumkan sumber,menjimatkan kos melalui  persamaan, permohonan perkongsian, dan kelebihan perusahaan dalam berurusan dengan penjual.
- Sistem jenis ini sepenuhnya tertumpu pada data mart walau bagaimanapun, berbanding dengan model Sistem Standalone, data dikumpulkan dari semua unit yang beroperasi secara online dan dalam format seragam. Apabila data dimasukkan, semua cawangan  lain dapat menggunakan dan melihat data tersebut.  Semua pengguna telah diberi latihan dan mereka faham bagaimana data dimasukkan dan apa data yang diperlukan. Namun begitu, kelemahannya ialah tidak semua cawangan menggunakan pengkalan data yang sama. Kita biasanya melihat ini jenis seni bina dalam model HRIS Antarabangsa.

3. Model Sistem Single Integrated

- Tidak ada keperluan untuk laporan pangkalan data yang berasingan, walaupun  sesetengah organisasi memilih untuk transaksi berasingan daripada laporan  analitikal.
- sistem single HRIS juga menggunakan skrin yang sama di seluruh dunia, dengan perubahan yang sesuai dengan bahasa yang berbeza mengikut negara-negara yang berbeza.
- Model HRIS global dan transnational  adalah yang biasanya mempunyai sistem ini

(Dr Nur Naha Ab Mansor (2012)

Sumber:

1.         Ab Aziz Yusof (2006), Pengurusan Sumber Manusia-Konsep,Isu dan Pelaksanaan, Pearson,Prentice Hall.

2.         Mondy dan Noe (1993), Human Resource Management;United States of America:A Division of Simon & Schuster Inc

3.         Dr Nur Naha Ab Mansor (2012), Nota Pensyarah Sistem Maklumat Sumber Manusia